I. UNIT KERJA TERKAIT

Semua Biro, Bagian, Sub Bagian, UPT, Pusat, Lembaga, dan Unit Kerja yang ada di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) terlibat dalam proses pengembangan sistem informasi yang berjalan di kampus. Setiap unit ini memiliki peran dan tanggung jawab sesuai dengan bidang dan fungsinya untuk mendukung pengembangan sistem informasi yang efisien dan efektif di UMSU.

II. TUJUAN

Prosedur ini disusun untuk memberikan panduan mengenai mekanisme permohonan pembuatan akun email UMSU dan memastikan bahwa permintaan pembuatan akun email tersebut sesuai dengan kebutuhan atau perencanaan yang diajukan oleh pengguna.

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup semua tahapan yang terlibat dalam permohonan, pembuatan, dan pengelolaan akun email untuk mahasiswa, dosen, dan pegawai di Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU). Prosedur ini juga berlaku untuk semua layanan terkait akun email yang disediakan oleh UMSU untuk mendukung kegiatan akademik dan administrasi.

IV. REFERENSI

• Organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) 
• SK Rektor tentang tugas pokok dan fungsi BSTI di Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU)
• Blue Print/ Master Plan Pengembangan Sistem Informasi di UMSU

V. DEFINISI

• Akun email UMSU adalah akun yang dikhususkan untuk digunakan oleh civitas akademika Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) dengan alamat email yang memiliki domain @umsu.ac.id.
• Permohonan akun email adalah proses pengajuan pembuatan akun baru yang bertujuan untuk mempermudah pertukaran data dan mendukung kelancaran aktivitas serta kinerja seluruh civitas akademika di Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU).

VI. ALUR KERJA

• Pengajuan Permohonan Akun Email
  Pengguna datang langsung ke Biro Sistem dan Teknologi Informasi (BSTI) untuk mengisi formulir pendaftaran yang telah disediakan oleh pihak BSTI.
• Penerimaan Formulir dan Dokumen Pendukung
  Helpdesk menerima formulir pengajuan akun email yang telah diisi lengkap oleh pengguna, beserta dokumen pendukung seperti Surat Keputusan (SK) bagi dosen atau pegawai kontrak.
• Pemeriksaan Kelengkapan Data
  Helpdesk memeriksa kelengkapan data pada formulir pendaftaran dan SK (khusus untuk dosen dan pegawai kontrak). Apabila terdapat kekurangan data atau dokumen, pengguna diminta untuk melengkapinya terlebih dahulu.
• Verifikasi Data Pengguna
  Helpdesk melakukan verifikasi atas data yang telah diberikan oleh pengguna untuk memastikan bahwa permohonan pembuatan akun email sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
• Penerimaan Username dan Password
  Helpdesk menerima informasi mengenai username dan password sementara dari Divisi Jaringan dan Infrastruktur setelah akun email berhasil dibuat.
• Konfirmasi Username dan Password kepada Pengguna
  Setelah menerima username dan password, Helpdesk mengonfirmasi kepada pengguna mengenai detail akses akun email yang baru dibuat.
• Instruksi untuk Mengubah Password Default
  Helpdesk menginstruksikan kepada pengguna untuk segera mengganti password default dengan yang baru. Pengguna diminta untuk memasukkan password default, kemudian mengubahnya dengan password baru dan mengonfirmasi password baru tersebut.

VII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN

• Helpdesk menerima syarat kelengkapan permohonan akun email UMSU
• Pengguna memperoleh akun email UMSU