I. UNIT KERJA TERKAIT

Semua Biro, Bagian, Sub Bagian, UPT, Pusat, Lembaga, dan Unit Kerja yang ada di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) terlibat dalam proses pengembangan sistem informasi yang berjalan di kampus. Setiap unit ini memiliki peran dan tanggung jawab sesuai dengan bidang dan fungsinya untuk mendukung pengembangan sistem informasi yang efisien dan efektif di UMSU.

II. TUJUAN

Prosedur ini disusun sebagai pedoman bagi Biro, Bagian, SubBagian, UPT, dan Lembaga di lingkungan UMSU untuk mengajukan pengembangan sistem informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap pengembangan sistem informasi yang dilakukan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan dan dapat memenuhi kebutuhan pengguna dengan efektif dan efisien.

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup seluruh rangkaian proses yang berkaitan dengan permohonan, koordinasi, penyerahan, serta sosialisasi dan pelatihan penggunaan sistem informasi yang dikembangkan untuk Biro, Bagian, SubBagian, UPT, dan Lembaga di lingkungan UMSU.

IV. REFERENSI

• Organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara 
• SK Rektor tentang tugas pokok dan fungsi Biro Sistem dan Teknologi Informasi (BSTI) di Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara
• Blue Print/ Master Plan Pengembangan milik Biro Sistem dan Teknologi Informasi (BSTI) di UMSU

 V. DEFINISI

• Sistem informasi adalah perangkat lunak yang dilengkapi dengan berbagai fitur fungsional untuk mendukung dan memenuhi kebutuhan operasional serta proses bisnis yang dilakukan oleh setiap unit kerja seperti Biro, Bagian, Sub Bagian, UPT, atau Lembaga yang ada di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU)
• Pengembangan sistem informasi merujuk pada proses perancangan dan penerapan sistem baru, penggantian sistem lama yang sudah tidak efektif, atau pembaruan serta perbaikan sistem yang sudah ada untuk memastikan sistem tersebut tetap relevan dan mendukung kebutuhan operasional di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU).

VI. ALUR KERJA

• Pengajuan Permohonan Pengembangan Sistem
  Pengguna mengajukan permohonan pengembangan sistem dengan menyusun surat permohonan yang ditujukan kepada Kepala Biro Sistem dan Teknologi Informasi (BSTI) Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU).
• Penerimaan Permintaan oleh Helpdesk
  Helpdesk menerima permohonan pengembangan sistem bersama dokumen surat permohonan serta formulir permohonan yang telah diisi lengkap oleh pengguna. Dokumen ini kemudian didaftarkan untuk proses lebih lanjut.
• Persetujuan Kepala BSTI dan Penyerahan Dokumen
  Setelah mendapatkan persetujuan dari Kepala BSTI, dokumen permohonan pengembangan sistem diserahkan kepada Divisi Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi untuk dianalisis lebih lanjut.
• Analisis Permohonan oleh Divisi Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi
  Divisi Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi melakukan analisis menyeluruh terhadap permohonan pengembangan sistem untuk menilai kelayakan dan kebutuhan sistem yang diusulkan.
  
  • Jika hasil analisis menunjukkan bahwa pengembangan sistem memungkinkan, Divisi Integrasi Sistem dan Pengolahan Data akan merumuskan fungsionalitas, struktur database, serta merancang interface sistem yang diperlukan.
  • Divisi Integrasi Sistem dan Pengolahan Data akan berkoordinasi dengan Divisi Infrastruktur Jaringan terkait kebutuhan infrastruktur dan jaringan yang mendukung pengembangan sistem.
  • Apabila hasil analisis menunjukkan bahwa pengembangan sistem tidak memungkinkan, Divisi Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi akan menyusun surat pemberitahuan yang ditujukan kepada pengguna yang berisi alasan ketidakmampuan pengembangan sistem.
• Pembuatan Sistem (Coding)
  Divisi Integrasi Sistem dan Pengolahan Data melaksanakan tahap pembuatan sistem atau coding berdasarkan hasil perumusan fungsional dan desain yang telah disetujui.
• Uji Coba Sistem
  Setelah proses coding selesai, Divisi Integrasi Sistem dan Pengolahan Data akan berkoordinasi dengan Divisi Helpdesk dan Dokumentasi untuk melakukan uji coba terhadap sistem yang telah dikembangkan guna memastikan sistem berfungsi sesuai harapan.
• Persiapan Launching Sistem
  Setelah uji coba berhasil, Divisi Integrasi Sistem dan Pengolahan Data bekerja sama dengan Divisi Perawatan dan Operasional TI untuk menyiapkan animasi sistem sebagai bagian dari persiapan peluncuran sistem yang lebih luas.
• Pembuatan Manual Pengguna
  Divisi Pengembangan Sistem Informasi berkoordinasi dengan Divisi Helpdesk dan Dokumentasi untuk menyusun manual pengguna sistem yang akan digunakan sebagai panduan bagi seluruh pengguna sistem.
• Deployment Sistem dan Serah Terima
  Setelah persiapan lengkap, Divisi Integrasi Sistem dan Pengolahan Data melakukan deployment aplikasi dan membuat Berita Acara Siap Operasi (BASO). Sistem kemudian diserahkan kepada unit terkait untuk dioperasikan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
• Sosialisasi Sistem kepada End User
  Unit terkait melakukan sosialisasi sistem kepada pengguna akhir (End User), dengan pendampingan dari Divisi Pengembangan Sistem Informasi dan Divisi Helpdesk dan Dokumentasi untuk memastikan pemahaman dan pengoperasian sistem yang benar.

VII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN

• Kelengkapan permohonan pembuatan sistem informasi
• Sistem informasi dioperasikan sesuai dengan perencanaan