I. UNIT KERJA TERKAIT

Semua Biro, Bagian, Sub Bagian, UPT, Pusat, Lembaga, dan Unit Kerja yang ada di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) terlibat dalam proses pengembangan sistem informasi yang berjalan di kampus. Setiap unit ini memiliki peran dan tanggung jawab sesuai dengan bidang dan fungsinya untuk mendukung pengembangan sistem informasi yang efisien dan efektif di UMSU.

II. TUJUAN

Prosedur ini disusun sebagai pedoman bagi Biro, Bagian, SubBagian, UPT, dan Lembaga di lingkungan UMSU untuk mengajukan pengembangan sistem informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap pengembangan sistem informasi yang dilakukan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan dan dapat memenuhi kebutuhan pengguna dengan efektif dan efisien.

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup seluruh rangkaian proses yang berkaitan dengan permohonan, koordinasi, penyerahan, serta sosialisasi dan pelatihan penggunaan sistem informasi yang dikembangkan untuk Biro, Bagian, SubBagian, UPT, dan Lembaga di lingkungan UMSU.

IV. REFERENSI

• Organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara
• SK Rektor tentang tugas pokok dan fungsi BSTI di Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU)
• Blue Print/ Master Plan Pengembangan Sistem Informasi di UMSU

V. DEFINISI

• Pengguna sistem informasi yang dimaksud adalah mahasiswa, dosen, dan pegawai yang menggunakan berbagai aplikasi dan layanan sistem informasi yang tersedia di Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU). Para pengguna sistem informasi, baik itu mahasiswa, dosen, maupun pegawai, dapat melaporkan masalah teknis yang mereka hadapi terkait penggunaan sistem. Prosedur pengaduan ini dirancang untuk memastikan bahwa setiap masalah teknis dapat segera ditangani dan diselesaikan, guna mendukung kelancaran proses akademik dan administratif di kampus. Dengan adanya mekanisme pengaduan yang jelas, diharapkan layanan sistem informasi di UMSU bisa terus ditingkatkan.
• Programmer adalah anggota staf di Divisi Pengembangan Sistem Informasi yang bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran operasional teknis sistem informasi, termasuk pemeliharaan dan perbaikan teknis pada sistem yang sedang berjalan.

 VI. ALUR KERJA

• Pengiriman Pengaduan oleh Pengguna
  Pengguna, yang bisa berupa mahasiswa, dosen, atau pegawai, dapat mengajukan pengaduan mengenai masalah teknis pada sistem informasi melalui berbagai saluran, seperti secara langsung, telepon, sistem Helpdesk, atau melalui grup Support BSTI.
• Seleksi Prioritas oleh Helpdesk
  Setelah menerima pengaduan, tim Helpdesk akan melakukan seleksi prioritas berdasarkan tingkat keparahan permasalahan, dengan berkoordinasi bersama Programmer untuk menentukan tindakan yang tepat.
• Persetujuan atau Penolakan oleh BSTI
  BSTI memiliki wewenang untuk menyetujui atau menolak laporan masalah yang diterima, sesuai dengan ruang lingkup tugas dan fungsi yang dimiliki oleh Biro Sistem dan Teknologi Informasi (BSTI).
• Penyelesaian Permasalahan oleh Programmer
  Setelah masalah berhasil diselesaikan oleh Programmer, informasi penyelesaian akan disampaikan kepada tim Helpdesk untuk diproses lebih lanjut.
• Konfirmasi Penyelesaian Masalah kepada Pengguna
  Helpdesk kemudian menghubungi pengguna untuk memberikan konfirmasi bahwa masalah yang mereka laporkan telah berhasil diselesaikan, serta memberikan informasi atau solusi tambahan jika diperlukan.

VII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN

• Tidak ada komplain dari pengguna