I. UNIT KERJA TERKAIT

Peraturan hosting merupakan peraturan yang harus dilaksanakan oleh semua Biro, Bagian, Sub Bagian, UPT, Pusat, Lembaga, dan Unit Kerja yang ada di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) terlibat dalam proses pengembangan sistem informasi yang berjalan di kampus. Aturan ini dapat mengalami revisi apabila dalam pelaksanaannya atau dalam pengembangan sistem terdapat perubahan.

II. TUJUAN

Prosedur ini disusun sebagai panduan untuk membangun sistem penanganan permintaan layanan BSTI di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara melalui platform website.

III. RUANG LINGKUP

• Prosedur ini mencakup seluruh tahapan dalam proses pelaporan pengaduan yang dilakukan oleh pengguna.
• Prosedur ini berlaku untuk semua aktivitas terkait pelaporan pengaduan melalui sistem helpdesk yang ada.
• Prosedur ini diimplementasikan oleh Divisi Helpdesk di Biro Sistem dan Teknologi Informasi (BSTI) Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.

IV. DEFINISI

• User (Pengguna)
  Pengguna adalah individu yang memanfaatkan jaringan komputer (termasuk internet), aplikasi interaktif, atau layanan surat elektronik (e-mail) dalam lingkup Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
• Operator
  Operator adalah sumber daya manusia yang bertanggung jawab untuk mengoperasikan perangkat keras, menjalankan perangkat lunak, berinteraksi dengan keduanya saat beroperasi, dan menghentikan perangkat lunak serta mematikan perangkat keras setelah tugas selesai.

V. ALUR PENGADUAN

Berikut alur pengaduan

• Pengguna mengirimkan laporan masalah melalui sistem helpdesk dengan membuat tiket pengaduan.
• Admin akan melakukan penilaian prioritas berdasarkan jenis masalah yang dilaporkan dan akan menetapkan divisi yang relevan untuk menangani pengaduan tersebut, guna mempercepat proses penanganan.
• Kepala Subbagian BSTI atau Admin akan mendistribusikan tugas kepada divisi atau anggota tim terkait di BSTI, sesuai dengan jenis masalah yang diterima. Kepala Subbagian BSTI memiliki hak untuk menyetujui atau menolak laporan masalah yang diajukan.
• Setelah masalah yang dilaporkan oleh pengguna terselesaikan, teknisi akan memberi laporan kepada operator bahwa permasalahan telah berhasil diselesaikan, dan status pengaduan akan diubah menjadi “closed” untuk menandakan tugas telah selesai. Pengguna, analis, dan helpdesk dapat melihat status bahwa permasalahan telah ditangani.
• Setelah tugas selesai, Fakultas IT dapat memonitor status laporan, apakah telah diselesaikan atau ditolak.