I. UNIT KERJA TERKAIT

Peraturan hosting merupakan peraturan yang harus dilaksanakan oleh semua Biro, Bagian, Sub Bagian, UPT, Pusat, Lembaga, dan Unit Kerja yang ada di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) terlibat dalam proses pengembangan sistem informasi yang berjalan di kampus. Aturan ini dapat mengalami revisi apabila dalam pelaksanaannya atau dalam pengembangan sistem terdapat perubahan.

II. TUJUAN

Dokumen ini disusun untuk menjadi panduan dalam mengelola proses permintaan data yang berkaitan dengan teknologi informasi di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup penanganan permintaan data terkait mahasiswa, dosen, dan akademik yang tidak dapat diakses melalui sistem atau aplikasi yang sudah tersedia di Biro, Bagian, Sub Bagian, Unit Pelaksana Akademik (UPA), atau Lembaga di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara. Selain itu, data yang dimaksud juga mencakup dokumentasi mengenai sistem informasi, jaringan, dan infrastruktur yang dikelola oleh Biro Sistem dan Teknologi Informasi (BSTI). BSTI berhak menolak permintaan data apabila permintaan tersebut tidak sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang menjadi tanggung jawab BSTI.

IV. REFERENSI

• Organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara
• SK Rektor tentang tugas pokok dan fungsi BSTI di Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara
• Blue Print/ Master Plan Pengembangan Sistem Informasi di UMSU

V. DOKUMEN TERKAIT

• Surat permohonan data

VI. DEFINISI

Permintaan data didapat dari divisi yang melayani pengelolaan teknis data mahasiswa, dosen dan akademik serta melayani bantuan teknis terkait integrasi melalui sistem di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.

VII. ALUR KERJA

• Pengajuan Permintaan Data oleh Pemohon
  Pemohon mengajukan permintaan data dengan membuat surat yang ditujukan kepada Biro Sistem dan Teknologi Informasi (BSTI). Surat tersebut harus mencantumkan rincian permintaan data, identitas pemohon beserta nomor telepon, dan informasi lain yang dianggap relevan.
• Penerimaan Surat Permintaan oleh Helpdesk
  Helpdesk menerima surat permintaan data yang diajukan oleh pemohon.
• Pemeriksaan Surat dan Kelengkapan Permintaan
  Helpdesk memeriksa kelengkapan surat dan permintaan data yang diajukan. Jika semua informasi yang diperlukan sudah lengkap, proses dapat dilanjutkan.
• Petunjuk Akses Data
  Apabila data yang diminta dapat diakses melalui sistem informasi yang sudah ada di Biro, Bagian, Sub Bagian, UPA, atau Lembaga di UMSU, helpdesk akan memberikan petunjuk mengenai cara mengakses data tersebut.
• Penyusunan Panduan Permintaan Data
  UMSU sebaiknya menyusun panduan yang lebih rinci terkait prosedur permintaan data, sehingga pemohon dapat lebih memahami proses yang harus diikuti dan jenis data apa saja yang dapat diminta. Panduan ini bisa mencakup format pengajuan permintaan data yang jelas dan komprehensif.
• Integrasi Sistem Permintaan Data
  UMSU bisa mempertimbangkan untuk mengintegrasikan sistem permintaan data ke dalam platform digital yang memudahkan pemohon untuk mengajukan permintaan, melacak status, dan menerima data secara langsung. Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam proses permintaan data.
• Penyusunan Kriteria Penyediaan Data
  UMSU juga sebaiknya menyusun kriteria yang jelas mengenai jenis data yang dapat diberikan kepada pemohon, serta batasan terkait data sensitif atau yang memerlukan izin khusus untuk diakses.
• Peningkatan Komunikasi dengan Pemohon
  Selain memberikan konfirmasi akhir mengenai data yang diterima, UMSU sebaiknya mengadakan komunikasi yang lebih terstruktur dengan pemohon, untuk memastikan bahwa permintaan data yang diajukan sesuai dengan kebutuhan dan tidak ada kekeliruan dalam pengelolaannya.

VIII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN

• Pemohon memberikan informasi dengan jelas mengenai Jenis data yang diminta
• BSTI memberikan penjelasan dengan lengkap mengenai sumber dan ketersediaan data yang diminta